Werkbonnen die zichzelf invullen en meteen klaar zijn voor facturatie

De uitdaging

Werkorders werden vastgelegd in losse documenten. Materiaalverbruik werd achteraf uit het hoofd bijgewerkt en prijzen varieerden per calculatie. Daardoor ontstonden fouten, kostte het facturen opstellen veel tijd en misten teams inzicht in voorraad en marges.

Outcomes

• Sneller factureren. Uren en materialen staan direct klaar zodra de werkbon is afgerond.
• Minder fouten in nacalculatie. Materiaal en tarieven komen uit één bron in plaats van losse lijstjes.
• Realtime inzicht in voorraad en marge. Managers zien sneller waar bijsturen nodig is.

Wat we bouwden

• Digitale werkbon voor mobiel/tablet. Tijd, materialen, notities en foto’s per klus.
• Voorraad- en prijskoppeling. Artikelen gekoppeld aan actuele voorraad, inkoop en verkoop.
• Factuurflow vanuit de werkbon. Offertes, nacalculaties en facturen gebaseerd op daadwerkelijk verbruik.

Hoe we werkten

• Meelopen in het proces. Eerst begrijpen waar informatie nu verdwijnt (buitendienst → kantoor).
• Stapsgewijs digitaliseren. Eerst registreren, daarna koppelingen/automatisering, dan rapportage.
• Adoptie voorop. Zo min mogelijk extra invoer voor monteurs; defaults en slimme suggesties.

Impact

De buitendienst hoeft minder te bellen met kantoor, dossiers zijn completer en klanten krijgen sneller een correcte factuur. Omdat materialen automatisch worden afgeboekt, is het voorraadbeheer sluitender en zien managers sneller welke projecten winstgevend zijn.

Werkorders digitaliseren?

Wij koppelen jouw werkprocessen, voorraadbeheer en facturatie in één gebruiksvriendelijk systeem. Zo voorkom je fouten en krijgt iedereen realtime inzicht.